Fünf Tips für effektives Zeitmanagement

Ob Sie für eine Prüfung lernen oder im Arbeitsalltag effektiver und produktiver werden möchten, meist kommt es auf ein Thema an: gutes Zeitmanagement. Manchen fällt es leicht, den Tag so zu organisieren, daß sie alles schaffen, was sie sich vorgenommen haben. Andere lassen sich leicht ablenken. Als Faustregel gilt: Nur 20 Prozent von dem, was wir tun, ist wirklich produktiv. Laut einer  Studie der AKAD-Hochschule Leipzig verbringen Menschen im Durchschnitt ganze zwei Tage ihrer Woche unproduktiv am Arbeitsplatz. Nur an drei Tagen haben sie wirklich etwas erreicht. Wer seine Zeit besser nutzen will, dem seien die folgenden Tips ans Herz gelegt.

1. Prioritäten setzen

Finden Sie heraus, was die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Müssen Sie bei­spiels­wei­se ein Kapitel pro Tag lernen, um auf die anstehende Prüfung vorbereitet zu sein, fokussieren Sie sich voll auf diese Aufgabe. Das Prinzip läßt sich in allen Situationen umsetzen. Im Büro bei­spiels­wei­se gibt es zahlreiche Aufgaben, die nebensächlich sind, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Wirklich konzentrieren können Sie sich aber nur auf eine Sache. Multitasking ist ein Phänomen, das das menschliche Gehirn eigentlich nicht bewerkstelligen kann. Lassen Sie daher lieber die Finger davon und richten Ihre volle Auf­merk­sam­keit auf eine Sache. Es gibt verschiedene Methoden, um Aufgaben zu priorisieren. Einige davon haben wir Ihnen hier vorgestellt.

2. Aufgaben zu Ende bringen

Listen können Prioritäten festlegen, sie helfen aber nur, wenn sie auch abgearbeitet werden
Die wichtigste Aufgabe des Tages, sozusagen das Etappenziel, haben Sie gefunden. Nun müssen Sie es nur noch zu Ende bringen. Das ist meist leichter gesagt als getan. Chaos entsteht vor allem dann, wenn Sie keine Aufgabe zu Ende bringen, sondern zwi­schen­durch immer wieder neue Dinge erledigen. So erhält man schnell das Gefühl, daß nichts klappt. Es gibt kaum etwas frustrierenderes, als endlose, nicht ab­ge­arbeite­te To-Do-Listen. Wer hingegen Aufgaben zu Ende bringt, vermindert damit gleichzeitig die Gefahr, zu viele Listen anzufangen.

3. Aufwand abwägen

Gemäß der 80/20-Regel: Stellen Sie sich regelmäßig die Frage, ob das, was Sie gerade tun, wirklich seine Zeit wert ist. Wer Aufwand und Ertrag abwägt, lernt langfristig was es heißt, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Das wiederum bringt uns zurück zu Punkt 1: dem Setzen von Prioritäten. Wer bei­spiels­wei­se Mühe damit hat, etwas bestimmtes zu lernen oder zu erledigen, sollte sich nicht vor der Frage scheuen, ob es wirklich notwendig ist, den halben Tag dafür zu verwenden, diese Aufgabe zu meistern. Vielleicht ist es das gar nicht wert und es lohnt sich hingegen viel mehr, die gewonnene Zeit in etwas anderes zu investieren.

4. Tools nutzen

In Zeiten von Smartphones und Internets ist es kaum überraschend, daß es zum Thema Zeitmanagement und Produktivität eine Fülle an App- und Systemangeboten gibt. Je nachdem, an was Sie gerade arbeiten, kommen unterschiedliche Angebote für Sie in Frage. Folgende Anregungen haben wir für Sie zusammengestellt:

  • Es läßt sich bei­spiels­wei­se mit einer App das Smartphone für einen bestimmten Zeitraum sperren, damit Sie Ihre Kon­zen­tra­tion voll auf das Wesentliche richten können.
  • Im Büro hilft die entsprechende Businesssoftware bei der Auftragsbearbeitung, Rechnungserstellung oder Belegerfassung, so daß Sie diese Punkte zügig von Ihrer To-Do-Liste abhaken können. Die  gesamte Buchhaltung (https://shop.lexware.de/buchhaltung-auftragsbearbeitung) und ein umfangreiches Spektrum an immer wieder­kehren­den Aufgaben lassen sich bequem per Laptop oder Smartphone beinahe überall wie von selbst erledigen.
  • Wer ein Fan vom Listenschreiben ist, dem werden die vielen Apps gefallen, mit denen sich To-Do-Listen übersichtlich gestalten lassen. So haben Sie alles Wichtige immer auf Ihrem Smartphone dabei und den Kopf frei für anderes. Mit Farbcodes und Symbolen lassen sich die Listen übersichtlich gestalten und einzelne Punkte können schnell abgehakt werden. Praktisch sind diese Lösungen vor allem, weil Sie sie immer bei sich haben und von einem Gerät aufs andere spielend leicht übertragen können. So laufen Sie nicht Gefahr, Ihr Notizbuch mit den handschriftlichen To-Do-Listen irgendwo liegen zu lassen.
  • Wenn Sie in Ihrem Job oder Studium viel mit anderen zusammen arbeiten müssen, verlieren Sie viel Zeit in Meetings und bei der Kommunikation und Planung. Auch hier gibt es zahlreiche Apps, die Abhilfe schaffen, zum Beispiel indem sie übersichtliche Aufgabenboards gestalten, Chatrooms pro Aufgabe bilden oder einfach die Terminplanung für Sie übernehmen und automatisch herausfinden, wann die anderen Teilnehmer verfügbar sind.
Alles, was weniger als rund zehn Minuten in Anspruch nimmt, kann am besten sofort erledigt werden - und wird so gar nicht erst ein weiterer Punkt auf Ihrer Liste.

5. Ablenkungen vermeiden

Ordnung auf dem Tisch sorgt für Ordnung im Kopf
Wer seine Aufgaben immer wieder aufschiebt und sich stattdessen Unwichtigem widmet, läuft Gefahr, am Ende nicht ausreichend Zeit für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung zu haben. Gutes Zeitmanagement läßt kein Aufschieben zu. Stattdessen erledigen Sie Dinge lieber sofort und effizient und haben anschließend mehr Zeit für anderes. Zum Thema Prokrastination und Ablenkung haben wir bereits diesen ausführlichen Artikel verfaßt. Ablenkungen lauern überall:

  • Ein ungeordneter Schreibtisch bei­spiels­wei­se sorgt dafür, daß Ihr Blick immer wieder an Dingen hängen bleibt, die nichts mit Ihrer eigentlichen Aufgabe zu tun haben.
  • E-Mail Benachrichtigungen und ständiges Telefonklingeln reißen Ihre Auf­merk­sam­keit an sich. Meist ist es allerdings nicht wirklich notwendig, jede Nachricht unmittelbar zu beantworten. Gönnen Sie sich daher eine Auszeit und stellen Sie, wenn möglich Internet und Telefon für einen bestimmten Zeitraum aus. Nicht erreichbar zu sein, kann wahre Wunder für Ihre Kon­zen­tra­tion wirken. Laut einer  Umfrage unter Projektmanagern geht es bei guter Kommunikation nicht um ständige Erreichbarkeit, sondern vor allem darum, wie kommuniziert wird. Mehr ist also nicht immer besser.
  • Stimmengewirr und andere Umgebungsgeräusche lassen sich leider nicht immer gänzlich ausblenden. Um wirklich produktiv und effektiv zu sein, ist eine ruhige Umgebung aber ausschlaggebend. Suchen Sie sich daher ein stilles Plätzchen und verzichten Sie auch auf Musikhören nebenbei. Machen Sie Ihren Arbeitskollegen, Familienmitgliedern oder Mitbewohner klar, daß Sie nicht gestört werden wollen. Wenn alle fünf Minuten jemand mit einer kurzen Zwischenfrage in Ihr Zimmer platzt, hilft auch die beste Priorisierung der Aufgaben nichts: Sie sind ständig abgelenkt und kommen zu nichts.