Die ABC-Priorisierung

Bei der ABC-Priorisierung werden Aufgaben - entsprechend ihrer Wichtigkeit - in eine von drei Kategorien eingeteilt:

• A-Aufgaben sind im Sinne der Zielerreichung sehr wichtige Aufgaben, die auch nur persönlich erledigt werden können.
• B-Aufgaben sind im durchschnittlich wichtige Aufgaben, die nicht persönlich erledigt werden müssen - also auch delegieret werden können.
• C-Aufgaben haben an der Zielerreichung den geringsten Anteil, machen aber den größten Teil der Gesamtarbeitsmenge aus. Hier handelt es sich häufig um Routineaufgaben und "Kleinkram".

Eine typische A-Aufgabe ist z.B. die Vorbereitung auf eine Prüfung: Dies kann sicherlich nur von der Person, die die Prüfung ablegen muß, selbst erledigt werden. Falls die Prüfung für die Erreichung eines Abschlusses o.ä. notwendig ist, ist die Vorbereitung darauf entscheidend wichtig für das gesetzte Ziel. Als B-Aufgabe könnte ein Gang zur Bibliothek eingeschätzt werden, um bestimmte Bücher abzuholen. Diese Bücher könnten für die Prüfungsvorbereitung eine große Rolle spielen, es ist aber nicht notwendig, selbst zur Bibliothek zu gehen. In den Bereich der C-Aufgaben gehören z.B. alle Tätigkeiten der Haushaltsführung. Sicherlich ist es für die abzulegende Prüfung nicht wichtig, ob das Geschirr abgespült oder der Mülleimer geleert ist. Dennoch fallen diese Aufgaben an und müssen erledigt werden, damit das alltägliche Leben funktioniert.

Viele Menschen machen nun den Fehler, für die C-Aufgaben die meiste Zeit zu verwenden - oft 65% oder mehr. Für die wirklich wichtigen Aufgaben, mti denen wirklich Ziele erreicht werden, bleibt dann nur noch ein kleiner Zeitanteil übrig.

Eine bessere Zeitverteilung berücksichtigt den Wert der Aufgaben: 65% der Zeit werden für die besonders wichtigen A-Aufgaben aufgewendet. Damit ist gewährleistet, daß Ziele erreicht werden. Nun kann es passieren, daß man B- oder C-Aufgaben delegieren muß. Manchmal werden Aufgaben auch liegenbleiben (vor allem C-Aufgaben). Andererseits ist es eben nicht entscheidend, ob man den Mülleimer selbst leert oder diese Tätigkeit sogar verschiebt, bis das eigentlich wichtige Ziel erreicht ist.

Zur Umsetzung dieses sinnvollen Soll-Zustands kann man folgende Regeln beachten:

• Konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf die A-Aufgaben. Beschränken sie sich dabei auf eine bis zwei A-Aufgaben pro Tag.
• B-Aufgaben sollten möglichst delegiert werden. Pro Tag sollten Sie höchstens zwei bis drei B-Aufgaben selbst erledigen.
• Entrümpeln Sie bei den C-Aufgaben und verwenden Sie dafür nur die Zeit, die nach der Bearbeitung von A- und B-Aufgaben übrig bleibt.